1. Zahldatei herunterladen

• Öffnen Sie aipama und laden Sie die Zahldatei für den jeweiligen Abrechnungsmonat im XML-Format. Sie finden diese Datei im Dateiarchiv.
• Speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer. Standartmäßig wird die Datei meist in dem Ordner Downloads (Windows) geladen.

2. Zahldatei im Banking-Portal hochladen

• Melden Sie sich im Banking-Portal Ihrer Bank an.
• Navigieren Sie zum Bereich Zahlungsverkehr / SEPA-Zahldatei hochladen.
• Wählen Sie die zuvor heruntergeladene XML-Datei aus und laden Sie diese hoch.

3. Datei prüfen und einreichen

• Prüfen Sie die angezeigten Zahlungsdaten.
• Bestätigen und senden Sie die Zahldatei ab.

4. Freigabe (falls erforderlich)

Geben Sie die Zahlung gemäß den Sicherheitsverfahren Ihrer Bank frei (z. B. TAN, App-Freigabe).

Was ist neu in der Standard‑Version?

Im Vergleich zur Basic‑Version haben Sie nun Zugang zu erweiterten Funktionen:

• Erweiterte Funktionen der digitalen Personalakte (inkl. unbegrenzter Docs und 10 MB Speicherplatz)
• Einfügen eigener Mitarbeiterdateien
• Einfügen und Verschlagworten individueller Mitarbeiterfeatures und -daten
• Verschlagworten von Mitarbeiterdokumenten
• Rundschreiben-Funktion: Verteilung von Dokumenten an alle Mitarbeiter
• Anzeige zusätzlicher relevanter Dateien (z.B. Arbeitsverträge) in der Abrechnungskontrolle
• Vorgänge und Dateien werden automatisch dem MA zugewiesen und in seiner Akte abgelegt

Erste Schritte nach dem Upgrade

1. Anmeldung: Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Nutzerkonto an.
2. Prüfung der Nutzerrollen und Zugriffsrechte: Überprüfen Sie, ob zusätzliche Nutzerrollen oder spezielle Zugriffsrechte benötigt werden. Mögliche Rollen sind „Admin“, „Lohnbuchhaltung“, „Steuerberater“, „Finanzbuchhaltung“, „Vorgangserfasser“, „Sammelerfasser“ und „Zeiterfasser“. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, um die optimale Nutzung der Funktionen zu gewährleisten.
3. Neue Funktionen entdecken: Im Menü sind nun zusätzliche Einträge sichtbar sein – z. B. „Rundschreiben“ im Bereich Dateiarchiv, „Individuelle Daten“ im Bereich Mitarbeiter, „Dateien der Personalakte“ im Bereich Abrechnungskontrolle, …

Anwendungsbeispiele der neuen Funktionen

Personalakte erweitern:

• Gehen Sie zu Mitarbeiter und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus
• Laden Sie neue Dokumente hoch (z. B. Mitarbeitenden‑Verträge, Abmahnungen, Zusatzkarten).
• Nutzen Sie die Verschlagwortung, um Dokumente schneller zu finden („Abmahnung“, „Vertrag 2025“, „Weiterbildung“).
• In der Abrechnungskontrolle werden nun diese Dokumente sichtbar.
• Sobald Sie im Bereich „Lohnabrechnung vorbereiten“ ein Dokument hochladen, können Sie direkt ein Häkchen bei „In Personalakte übernehmen“ setzen und das Dokument ist automatisch beim Mitarbeiter in seiner Personalakte hinterlegt

Rundschreiben erstellen

• Wechseln Sie zum Dateiarchiv.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben“, laden Sie das Rundschreiben als Datei hoch und klicken auf „Weiter“
• Wählen Sie Mitarbeiter aus, klicken auf „Weiter“, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Weiter“.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben versenden“

Abrechnungskontrolle mit Dokumentenanzeige

• Vor dem Lohnlauf wechseln Sie zu Abrechnungskontrolle.
• Prüfen Sie für jeden Mitarbeitenden nicht nur die Stunden‑ und Entgeltdaten, sondern nun auch, ob relevante Dokumente vorhanden sind (z. B. Vertrag, Qualifikationsnachweis).

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem Android

Zunächst klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts. Daraufhin erscheint ein Dropdownmenü.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf das Symbol “Zum Startbildschirm hinzufügen”.

Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, mit dem Hinweis, ob Android die gewünschte Website in eine App umwandeln soll. Hier “Installieren” wählen.

Nun erscheint aipama als App auf Ihrem Startbildschirm.

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem iOS

Öffnen Sie Safari (Webbrowser bei iOS Geräten)

Gehen Sie zur Seite my.aipama.com und klicken Sie auf das markierte Symbol

Es öffnet sich ein Menü. Bitte wählen Sie hieraus den Punkt “Zum Home-Bildschirm”

(siehe Markierung im Screenshot).

Im abschließenden Menü können Sie nun noch eine eigene Bezeichnung wählen. Nach einem Klick auf “Hinzufügen” (siehe Markierung im Screenshot) haben Sie aipama als App auf Ihrem Home-Bildschirm und Sie gelangen durch einen Klick direkt zur Login-Seite von aipama

Vorlage für die Sammelerfassung anlegen

Um eine Vorlage für die Sammelerfassung anzulegen, navigieren Sie zu Firmenstamm > Sammelerfassungsvorlagen und folgen Sie diesen Schritten:

• Name vergeben: Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen.
• Abrechnungsgruppe wählen: Wählen Sie die entsprechende Abrechnungsgruppe aus.
• Element hinzufügen:
  • Lohnartenelement: Wählen Sie eine Lohnart aus der Lohnartenliste aus.
  • Stammdatenelement: Wählen Sie ein Feld aus den Stammdaten aus.

Die Spalten in der Vorlage können nach Bedarf verschoben werden.

Verknüpfung mit Mitarbeitern

Weisen Sie der Vorlage die Mitarbeiter zu, für die in der Sammelerfassung Daten erfasst werden sollen.

Daten erfassen

Sobald die Vorlage erstellt ist, können Sie im Menüpunkt „Sammelerfassung“ Daten in der entsprechenden Tabelle eingeben.

Abschluss der Erfassung

Nachdem alle erforderlichen Daten für die aktuelle Lohnabrechnung erfasst wurden, können Sie die Sammelerfassung gemeinsam mit anderen Änderungen durch Klicken auf „Übermitteln“ für die Erstellung der Lohnabrechnung bereitstellen.

Arbeitgeber können Bescheinigungen in aipama erfassen und an das Lohnbüro übermitteln.

1. Neue Bescheinigung wählen

2. Mitarbeiter wählen

3. Art der Bescheinigung wählen

4. Felder aufüllen

5. Bescheinigungen an LOKI übermitteln

a) Wenn alle Felder ausgefüllt sind, kann die Bescheinigung sofort übermittelt werden. Der Lohnsachbearbeiter bekommt eine Mail und der Bescheinigungsantrag ist sofort im Lohnbüro.

b) Wenn noch nicht alle Daten vorhanden sind, kann die Bescheinigung erstmal als Entwurf gespeichert, vervollständigt und später übermittelt werden.

6. Übersicht der Bescheinigungen

7. Rückfragen und Kommunikation

Rückfragen und Kommunikation läuft über aipama.

8. Bescheinigungen an Mitarbeiter übermitteln

Bescheinigungen können direkt aus aipama heraus an den Mitarbeiter übermittelt werden:

• Über das Dateiarchiv mit dem kostenfreien Plan.
• Direkt aus der Bescheinigung heraus mit dem kostenpflichtigen Plan.

Es erfolgt eine Einladung durch den Arbeitgeber.

Der Mitarbeiter bekommt eine Einladungsmail und kann damit der Einladung folgen.

Durch klicken auf den “Registrierungs”-Button gelangt man zur Eingabe des Sicherheits-Codes. Der Sicherheits-Codewurde vom Arbeitgeber bei der Einladung festgelegt.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Zufallscode: Falls der Arbeitgeber als Sicherheits-Code den Zufalls-Code ausgewählt hat, bekommen Sie den Zufalls-Code vom Arbeitgeber

2. Steuer-ID: Falls der Arbeitgeber als Sicherheits-Code die Steuer-ID gewählt hat, müssem Sie hier Ihre Steuer-ID eingeben.

Sie können die Daten nochmal überprüfen.

Falls die eingeladene Person bereits ein Konto bei aipama hat, ist der Prozess hier abgeschossen.

Falls die eingeladene Person noch kein aipama-Konto hat, muss ein aipama-Konto angelegt werden. Das Konto ist ein eigenes, privates Konto der Person. Das Konto ist unabhängig vom Arbeitgeber. Deshalb kann man im nächsten Schritt entscheiden, ob die angegebene Mailadresse passt, oder ob man sich mit einer anderen Mailadresse registrieren möchte. Die Mailadresse kann auch im Nachhinein geändert werden. Bitte das entsprechende Feld auswählen.

Danach wird der persönliche Zugang angelegt

Erfassen Sie hier Ihre Daten, wählen Sie ein Passwort aus und erfassen Sie Ihre private Mobile Nummer. Auf die Mobilfunknummer wird zur Überprüfung eine SMS versendet.

Erfassen Sie in diesem Fenster den Bestätigungscode, den sie per SMS erhalten haben.

Als nächstes erhalten Sie die erfassen Daten nochmals im Überblick. Bestätigen Sie den Datenschutz, die Nutzungsbedingungen und schließen Sie die Registrierung ab.

Nach Abschluß der Registrierung kann man sich über die Login-Seite in der persönlichen Bereich einloggen.

Sie können alle Dokumente eines Monats mit drei Klicks downloaden:

1. Monat auswählen
2. Dokumente markieren
3. Dokumente downloaden

Über das Dateiarchiv können Sie Dokumente für Mitarbeiter ausgegeben um diese in Personio uploaden zu können.

Mail erfassen

Mitarbeiter verbinden

1. Mitarbeiter markieren
2. Accounts verbinden

Sicherheitsfaktor auswählen

Zugänge verwalten

In der Mitarbeiterübersicht sehen Sie, welcher Mitarbeiter sich bereits registriert hat und welcher nicht.

Sie können in der Mitarbeiterübersicht durch klicken auf die drei Punkte festlegen, ob Mitarbeiter keinen Onlinezugriff erhalten und die Dokumente an diese Mitarbeiter manuell verteilt werden.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit aipama.business die vorbereitende Lohnabrechnung durchführen können. Im Menüpunkt “Lohnabrechnung vorbereiten” gelangen Sie in den aktuellen Abrechnungsmonat.

Hier können Sie:

• Vorgänge erfassen je Mitarbeiter
• Dateien aus Fremdsoftware übernehmen
• Fehlzeiten erfassen
• Neuen Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiterbezogenen Vorgang erfassen

1. Mitarbeiter auswählen

2. Kategorie wählen

3. Vorgangstyp wählen

4. Daten eintragen

5. Anhang hinzufügen und Vorgang erstellen

Datei für mehrere Mitarbeiter hoch laden

1. Art der Daten auswählen

2. Software auswählen

3. Datei hochladen

4. Optionale Mitteilung erstellen

Erfassung neuer Mitarbeiter

Im Menüpunkt “Lohnabrechnung vorbereiten” können Sie unter → Einzelvorgang → neuen Mitarbeiter…

… die Personalstammdaten der neu eingetretenen Arbeitnehmer erfassen, …

… damit als Vorgang anlegen, den Sie zusammen mit den anderen Vorgängen übermitteln können.

Übersicht der erfassten Vorgänge

Abschluss der Erfassung

Nachdem die Daten für die aktuelle Lohnabrechnung erfasst wurden, können Sie die Sammelerfassung mit anderen Änderungen durch Klicken auf „Übermitteln“ für die Erstellung der Lohnabrechnung bereitstellen.