Seit 2015 ist sie Teil des Teams und weiß heute: Hinter einer korrekten Lohnabrechnung steckt weit mehr als nur ein Knopfdruck. Im Interview spricht sie über ihren beruflichen Quereinstieg, die täglichen Herausforderungen in einem sich ständig verändernden Fachgebiet und darüber, warum Zusammenhalt, Wertschätzung und echtes Miteinander die Arbeit bei aipama für sie besonders machen.

Interviewer: Wie sieht dein beruflicher Werdegang so aus und wie bist du zu aipama gekommen?

Karola:

Zu aipama bin ich tatsächlich über einige Umwege gekommen – genauso wie zum Thema Lohnabrechnung. Ursprünglich wollte ich in die große Stadt und habe deshalb in München eine Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten gemacht. Später zog es mich wieder nach Hause, wo ich zunächst weiter in diesem Beruf gearbeitet habe. Der Wunsch, mich beruflich weiterzuentwickeln, führte mich schließlich in die Personalsachbearbeitung bei einem bundesweit tätigen Systemgastronomen und damit erstmals zum Thema Lohn. Danach konnte ich in einer Baufirma und einer Zeitarbeitsfirma weitere Erfahrungen in der Lohnabrechnung sammeln. Mit der Zeit wurde mir klar, dass ich meine Erfahrung gern in einem anderen Umfeld einbringen möchte. Eine klassische Bürostelle war es dann aber auch nicht ganz – und so bin ich 2015 zu aipama gekommen.

Interviewer: Was muss man für den Beruf des Lohnabrechners mitbringen?

Karola:

Die Fähigkeit bzw. den Willen, sich immer weiterzubilden. Dazu gehört auch zu akzeptieren, dass man eigentlich nie fertig ist. Das ist nicht wie in einem Handwerk, bei dem irgendwann ein ganzes Haus dasteht und man mit seiner Arbeit fertig ist. Das funktioniert bei uns nicht, denn die Lohnabrechnung kommt jeden Monat aufs Neue und damit auch das, was man zuvor abgelegt hat. Dafür braucht es auf jeden Fall Wille und Neugier, um sich darauf einzulassen, dass selbst Dinge, die jahrelang funktioniert haben, auf einmal nicht mehr stimmen. Das hat unterschiedliche Hintergründe, wie zum Beispiel Gesetzesänderungen. Ich für meinen Teil, möchte immer Neues dazulernen, denn auch ich kann nie dauerhaft auf demselben Stand bleiben.

Interviewer: Man hört schon raus, dass da mehr dahintersteckt als man denkt. Wie sieht denn dein Arbeitsalltag so aus?

Karola:

Es gibt für den Großteil der Tage – Gott sei Dank – eine gewisse Routine. Vieles in der Lohnabrechnung ist eben zeitraumabhängig und läuft monatlich immer gleich ab. Daneben gibt es aber auch An- oder Nachfragen von Kunden oder Mandanten, die etwas gelesen oder generelle Fragen haben und darüber mehr wissen möchten. Das gehört genauso zu meinem Alltag.

Interviewer: Was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?

Karola:

Vor allem die Unterstützung, die man den Kunden gibt, denn Lohnabrechnung ist mehr als nur ein Knopfdruck. Vor diesem finalen Knopfdruck muss viel erfasst, geprüft und Wissen eingebracht werden. Dies dem Kunden begreiflich zu machen, die Wertschätzung und ein „Danke“ zu hören ist wirklich schön.

Interviewer: Welche deiner persönlichen Stärken kannst du in deinem Beruf einbringen?

Karola:

Ich glaube, ich kann mich gut in Menschen hineinversetzen und flexibel mit ihnen kommunizieren. Es macht einen Unterschied, ob ich mit einem örtlichen Handwerker oder mit einem Manager eines riesigen IT-Betriebs spreche. Ich stelle mich individuell auf mein Gegenüber ein, weil ich spüre, was es braucht.

Interviewer: Wenn du deine Karriere so betrachtest, was war bisher deine größte Herausforderung?

Karola:

Zuerst einmal der Umstieg in das Lohnthema, denn wie gesagt, geht man als Außenstehender meistens davon aus, dass die Lohnabrechnung mit einem Knopfdruck erstellt ist. Aber im Hintergrund gibt es ja Programme, Gesetze, usw., um alles korrekt auszurechnen. Eine andere große Umstellung war der Wechsel vom Einzelbetrieb zu aipama, denn bei uns ist man Dienstleister statt Arbeitgeber. In der Rolle als Arbeitgeber hat man oft eine Art von Abrechnungen und alle werden gleich bezahlt bzw. dieselben Unterlagen für die Mitarbeiter gebraucht. Als Dienstleister muss man sich auf viele unterschiedliche Unternehmen einstellen und das ist schon eine Herausforderung. Da sollte man flexibel, wissbegierig und neugierig bleiben.

Interviewer: Was war das schönste Erlebnis bei aipama?

Karola:

Da etwas herauszukristallisieren ist wahnsinnig schwierig. Ich finde, dass wir mit unseren ca. 30 Mitarbeitern ein sehr familiärer Betrieb sind und man dadurch jeden Kollegen kennt. Natürlich gibt es den ein oder anderen, den man seltener sieht, aber den Zusammenhalt bei uns finde ich schon gigantisch. Ich habe hier noch nie das Gefühl gehabt, allein auf weiter Flur zu stehen. Bei uns ist der Vorteil, dass irgendjemand dasselbe Problem, das du gerade hast, mit Sicherheit auch schon hatte und da helfen kann. Dadurch hat man immer Rückhalt.

Interviewer: Was macht die Arbeit bei aipama so besonders?

Karola:

Bei aipama ist man definitiv nicht nur eine Nummer, sondern wird wirklich als Mensch und Teammitglied gesehen. Der Zusammenhalt ist schon besonders. Außerdem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich nach seinen Interessen weiterzubilden und die Geschäftsführung legt großen Wert auf einen fairen Umgang sowie darauf, das allen die gleichen Chancen offen stehen. 

Interviewer: Jetzt haben wir schon viel über die Arbeit geredet, aber natürlich interessiert uns auch, wie deine Freizeit so aussieht.

Karola:

Tatsächlich bin ich froh, wenn ich nach einem vollen Arbeitstag einen ruhigen Feierabend habe. Wir haben ein Haus mit Garten und da gibt es immer etwas zu tun. Außerdem versuche ich regelmäßig vor der Arbeit schon Sport zu treiben. Spätestens um 06:00 Uhr sperre ich dann meistens als Erste unser Büro auf.

Interviewer: Welche beruflichen und privaten Ziele hast du dir für die nächsten Jahre gesteckt?

Karola:

Also beruflich freue ich mich einfach darauf, den Weg bei aipama mitgehen zu können und zu sehen, wie die Software immer weiter an unsere Bedürfnisse angepasst wird. So wie wir uns verändern, wachsen auch LOKI und aipama mit uns. Ich bin stolz, ein Teil von Günthers und Danielas Vision bis zum tatsächlichen Endprodukt zu sein und freue mich, auf dieser Reise dabei zu sein.

Interviewer: Wir haben viele Freiheiten bei aipama. Arbeitest du lieber aus dem Homeoffice oder im Büro und bist du eher Frühaufsteher oder Nachteule?

Karola:

Ich bin definitiv ein Frühaufsteher, weil ich morgens produktiver bin als nachmittags. Und die Aufteilung Homeoffice und Büro, liegt bei mir mittlerweile bei 50/50. Also ich weiß die Vorteile des Homeoffice sehr zu schätzen, weil man da eine ganz andere Ruhe hat. Ich verstehe auch jeden, der nicht so viel Zeit auf der Straße verbringen möchte, denn ich weiß aus eigener Erfahrung, dass das sehr anstrengend sein kann. Aber man darf auch die Vorteile der Arbeit im Büro nicht unterschätzen. Zum einen mag ich meine Kollegen und zum anderen erfährt man im Büro auch mal private Dinge, die man im Homeoffice nicht mitbekommt. Ich kann das auch für neue Mitarbeiter empfehlen, da man im Büro sieht, wie Kollegen, die schon länger da sind und mehr Erfahrung haben, mit bestimmten Situationen umgehen. Dieses Fremdwissen, das man unabsichtlich im Vorbeigehen mitbekommt und sich aneignet, darf man nicht unterschätzen.

Interviewer: Du hast es gerade schon kurz erwähnt. Was würdest du Berufseinsteigern raten, die zum einen Lohnabrechner werden und zum anderen zu aipama kommen möchten?

Karola:

Auf alle Fälle muss man authentisch und echt sein. Es bringt nichts, im Bewerbungsgespräch etwas zu sagen von dem man denkt, dass das Gegenüber es gerne hören möchte. Man muss mit ehrlichen Grundlagen kommen, auf dem restlichen Weg können wir gerne unterstützen.

Interviewer: Hast du noch Tipps, denen du Interessenten am Beruf Lohnabrechner mit auf den Weg geben möchtest?

Karola:

Auf jeden Fall braucht man ein gewisses Maß an Frustrationstoleranz. Es ging mir selbst so, als ich angefangen habe und zuvor schon drei, vier Jahre Lohnbuchhaltung gemacht habe. Man kommt hierher und denkt, man könne gar nichts. Das kommt daher, dass wir bei aipama ein so breites Portfolio abdecken. Da sollte man sich selbst nicht gleich aufgeben. Außerdem braucht es Genauigkeit und wie gesagt, den Willen, etwas Neues zu lernen.

Ursprünglich führte sie ihr Weg über die Ausbildung zur Steuerfachangestellten und die Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin in die Lohnabrechnung – ein Bereich, in dem es nicht nur um Zahlen, Fristen und Vorschriften geht, sondern auch um viel Kommunikation, Sorgfalt und Einfühlungsvermögen.

Im Interview gibt Kristina Einblicke in ihren beruflichen Werdegang, ihren Arbeitsalltag und die besonderen Herausforderungen in der Betreuung von Neukunden. Sie erzählt, warum sie den persönlichen Austausch so schätzt, welche Rolle Ordnung und Struktur in ihrem Beruf spielen und weshalb kontinuierliches Lernen in der Lohnabrechnung unverzichtbar ist. Außerdem spricht sie darüber, was aipama für sie als Arbeitgeber besonders macht: Wertschätzung, Vertrauen, Flexibilität und ein Arbeitsumfeld, in dem Familie und Beruf gut zusammenpassen.

Interviewer: Hallo Kristina, erzähl uns mal was über deinen beruflichen Werdegang. Wie bist du zu aipama gekommen?  

Kristina:

Mein beruflicher Weg hat im Steuerbereich begonnen. Ich habe Steuerfachangestellte gelernt, viele Jahre bei einem Steuerberater gearbeitet und nebenbei meinen Bilanzbuchhalter gemacht. Nach der Elternzeit habe ich dann nach einer neuen Herausforderung gesucht, die auch zu meiner familiären Situation passt. Weil ich Günther privat kannte, hat sich 2019 die Möglichkeit ergeben, bei aipama einzusteigen – zunächst mit einem Minijob in der Lohnabrechnung. Mit der Zeit habe ich meine Stunden dann Schritt für Schritt erhöht. Ich bin also eher zufällig zu aipama gekommen, aber es hat einfach gut gepasst.   

Interviewer: Warum hast du dich für den Beruf als Lohnabrechnerin entschieden? 

Kristina:

Ich habe ja eine Ausbildung als Steuerfachangestellte gemacht und hatte da, anders als üblich, schon ganz viel mit Lohnabrechnungen zu tun. Damals musste vieles noch manuell eingetippt werden und da konnte man einen Azubi natürlich gut gebrauchen. Und weil die Tätigkeiten in meinem Ausbildungbetrieb nach Abteilungen aufgeteilt waren, verbrachte ich die eine Hälfte der Zeit in der Lohnabteilung und die andere in der Buchhaltung. Wenn es mal nichts für mich zu tun gab, habe ich der damaligen Lohnabrechnerin bei ihrer Arbeit zugesehen und dadurch viel mitbekommen und gelernt. 

Was muss man mitbringen, um als Lohnabrechner erfolgreich zu sein?  

Kristina:

Auf jeden Fall die Bereitschaft, immer dazuzulernen. Denn nur, weil man einmal ein guter Lohnabrechner ist, bleibt man das nicht auf ewig. Man sollte also bereit sein, sich immer wieder fortzubilden und sich laufend über Gesetzesänderungen zu informieren. Außerdem sollte man Freude am Kontakt mit Menschen haben und natürlich sorgfältig und zuverlässig sein, denn im Hintergrund laufen immer Fristen und viele Aufgaben lassen sich dadurch nicht nach hinten verschieben.

Interviewer: Wie sieht denn ein typischer Arbeitstag bei dir aus?

Kristina:

Meinen Arbeitsalltag in der Neukundenabteilung kann man nicht unbedingt mit dem klassischen Tag eines Lohnabrechners vergleichen, da man hier natürlich noch mehr mit Kunden kommuniziert. Anfangs muss noch viel erklärt werden und das geht telefonisch natürlich einfacher als per E-Mail. An einem typischen Arbeitstag checke ich also erstmal meine E-Mails, arbeite diese ab und telefoniere sehr oft.

Interviewer: Was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?

Kristina:

Da ich gerne rede und eine Vorliebe für Zahlen habe, habe ich es mit meinem Beruf perfekt getroffen. Klar, macht man manche Dinge mehr oder weniger gern, aber eigentlich gefällt mir alles an meinem Beruf.

Interviewer: Welche deiner persönlichen Stärken kannst du beruflich am besten einbringen?

Kristina:

Ich komme gerne in Kontakt mit Menschen. Ich bin jemand, dem es leichtfällt, auf Menschen zuzugehen und mit ihnen ins Gespräch zu kommen. So bin ich auch privat. Außerdem mag ich Ordnung und klare Strukturen – das passt schon zusammen. Es ist kein Problem, wenn mal irgendwo Chaos herrscht, aber Chaos im ganzen Leben, das mag ich nicht. Ob im Schrank oder im ganzen Haus, bei mir muss alles seine Ordnung haben. Diese Eigenschaften kann man in der Lohnabrechnung ganz gut brauchen, denk ich.

Interviewer: Was war bisher deine größte berufliche Herausforderung?

Kristina:

Ich habe den Bilanzbuchhalter über zwei Jahre hinweg nebenberuflich zu einer 40 Stunde-Woche gemacht. Das Lernpensum lag damals bei ungefähr 15 Stunden in der Woche. Das war schon eine große Herausforderung. Aber, wenn man es einmal geschafft hat, ist es echt super.

Interviewer: Was war bisher dein schönstes Erlebnis bei aipama?

Kristina:

Mein Highlight sind unsere Betriebsausflüge. Da kommt man oft mit Kolleg:innen ins Gespräch, mit denen man sonst weniger zu tun hat oder die man nur bei unserer monatlichen Teambesprechung sieht. Bei diesen Monatsbesprechungen ist das Büro immer recht voll und alle kommen zusammen. Diesen Austausch schätze ich auch sehr.

Interviewer: Was macht die Arbeit bei aipama für dich besonders?

Kristina:

Also zum einen, dass die eigene Arbeit wertgeschätzt wird. Man hat nicht das Gefühl, dass man arbeitet und arbeitet, aber keiner es sieht. Bei uns bekommt man nach einer stressigen Zeit dieses „Danke, dass du da warst“. Das ist nicht überall so. Gerade bei Neukunden sind die ersten drei Monate stressig, aber dafür wird es später auch wieder ruhiger. Und klar, als Mama ist auf jeden Fall Homeoffice und das damit verbundene Vertrauen, das uns entgegengebracht wird, besonders. Da bekommen wir bei aipama schon einen riesigen Vertrauensvorschuss. Bei mir hieß es schon beim Vorstellungsgespräch, dass Kinder vorgehen. Das habe ich so in der Art vorher nie gehört. Bei aipama steht der Mensch im Mittelpunkt und dass für alle Herausforderungen eine Lösung gefunden wird.

Interviewer: Nun wissen wir schon einiges über dein Berufsleben. Was machst du denn gerne in deiner Freizeit?

Kristina:

Wir haben einen großen Garten und sind viel draußen – das ist mein Ausgleich. Wir sind aber auch oft unterwegs und gehen beispielsweise im Sommer oft ins Freibad oder wandern. Und da ich Kinder habe, sind natürlich auch diese mein Hobby. Außerdem bin ich Kassier beim Sportverein und spiele Theater.

Interviewer: Welche privaten und beruflichen Ziele hast du für die Zukunft?

Kristina:

Beruflich wäre es natürlich toll, wenn wir unsere Neukundenabteilung künftig noch weiter ausbauen, aber da sind wir schon auf einem sehr guten Weg. Und da ich mittlerweile Teamleiterin bin, konnte ich beruflich schon viele meiner Ziele erreichen. Ich kann eigentlich nur sagen, dass ich hoffe, dass es genau so weitergeht, wie es gerade läuft. Und privat habe ich zwei Kinder und wohne in einem Haus, insofern habe ich auch da meine größten Ziele schon verwirklicht. Da kommt natürlich als nächstes, dass ich meine Töchter durch die Pubertät begleite – das wird sicher noch eine Herausforderung.

Interviewer: Wir bei aipama haben ja viele Freiheiten – Bist du eher der Typ Homeoffice oder bist du lieber im Büro und bist du Frühaufsteher oder arbeitest du lieber ein bisschen später?  

Kristina:

Ich schätze das Homeoffice sehr, weil es mit Kindern einfach entspannter ist und bei weitem weniger Planung benötigt. Außerdem können wir bei aipama auch mal spontan aus dem Homeoffice arbeiten, wenn man selbst oder die Kinder nicht so fit ist. Das ist wirklich praktisch. Ich komme aber auch gerne ins Büro – mindestens einmal pro Woche. Im Homeoffice ist man eben eher ein Einzelkämpfer und bekommt nicht so viel mit. Außerdem schätze ich den sozialen Kontakt, besonders weil wir uns alle untereinander sehr gut verstehen und es schön ist, wenn man sich regelmäßig sieht. Ich finde, die Mischung macht es bei uns. Und zum Thema „Frühaufsteher“: Ich bin eine richtige Nachteule und gehöre definitiv nicht zu den Kollegen, die schon morgens um 06:00 Uhr ihren Computer einschalten. Da bin ich vielleicht noch wach, aber nicht schon wieder 😂

. Ich arbeite dann oft bis mittags und dann abends nochmal. Da kann man in Ruhe konzentriert arbeiten, weil kein Telefon klingelt und keine E-Mails reinkommen. Ich denke, so geht es denn Frühaufstehern bei uns morgens auch.

Interviewer: Welchen Tipp würdest du Berufseinsteiger mit auf den Weg geben?

Kristina:

Also auf jeden Fall sieht es am Anfang durch die vielen Paragrafen und Vorschriften schlimmer aus als es ist. Aber es wird mit der Zeit und je mehr man gesehen hat, immer leichter. Ansonsten sollte man Zahlen und bis zu einem gewissen Grad den Kontakt mit Menschen mögen, sonst wird es schwierig. Vieles kann man viel leichter in einem persönlichen Gespräch regeln.

Ein Blick hinter die Kulissen – In unserem Mitarbeiterinterview spricht Michael offen über seinen spannenden beruflichen Weg vom öffentlichen Dienst bis hin zu seiner heutigen Rolle bei aipama.

Dabei erzählt er, warum die Entgeltabrechnung viel komplexer ist, als viele denken, welche Herausforderungen ihn bis heute antreiben und weshalb Innovation, Teamgeist und Hilfsbereitschaft für ihn im Arbeitsalltag besonders wichtig sind. Außerdem gibt er persönliche Einblicke in seinen Alltag zwischen Support, neuen Ideen und spontanen Problemlösungen und verrät, warum bei aipama manchmal schon heute an den Lösungen von morgen gearbeitet wird.

Ein ehrliches Gespräch über Zahlen, Leidenschaft und die Freude daran, gemeinsam Herausforderungen zu meistern.

Interviewer: Hallo Michael, nimm uns mal mit auf deinen beruflichen Werdegang. Wie bist du zu aipama gekommen und was hast du vorher gemacht? 

Michael: 

Mein ursprünglicher Beruf ist Verwaltungsfachangestellter mit Ausbildung im öffentlichen Dienst. Ich bin dann nach der Ausbildung bei einem Landratsamt in der Personalabteilung gelandet und habe dort schon mit der Entgeltabrechnung begonnen. Nach 10 Jahren habe ich mich dann aus dem öffentlichen Dienst verabschiedet, bin zu einem Konzern gewechselt und habe dort 17 Jahre lang Entgeltabrechnungen gemacht und zum Ende hin das deutschlandweite Team der Entgeltabrechnung geleitet. Nach dieser Erfahrung war es wieder Zeit für etwas Neues und da hat sich Günther Holzapfel mit der Frage bei mir gemeldet, ob ich Interesse habe, bei aipama anzufangen. 

Interviewer: Du hast ja schon ein bisschen erzählt, wie du auf den Beruf des Lohnabrechners gekommen bist. Wie genau hat sich das entwickelt?  

Michael: 

Als ich damals in die Personalabteilung gekommen bin, war geplant, dass ich Bezüge berechne und nachdem ich eigentlich immer schon gerne mit Zahlen zu tun hatte, hat sich der Rest quasi ergeben.  

Interviewer: Was würdest du sagen, braucht es für den Beruf als Lohnabrechner?  

Michael: 

Eine Vorliebe für Zahlen und eine gewisse Logik. Denn auch wenn manche Regelungen vielleicht nicht sofort nachvollziehbar sind, folgen sie doch einer Logik und es hat einen Grund, warum sie komplex geregelt sind. Und speziell bei mir geht es ja auch oftmals um Support-Themen, da ist Hilfsbereitschaft sehr wichtig. 

Interviewer: Und vielleicht ein dickes Fell, oder? Wenn mal jemand anruft, der nicht so gut gelaunt ist? 

Michael: 

Das war bei mir nie ein Problem. Es ist meistens so, dass die Kunden froh sind, dass am Ende eine Thematik gelöst oder eine Regelung umgesetzt werden kann. Und falls der Entgeltabrechner etwas nicht so umsetzen kann, wie es der Kunde oder dessen Arbeitnehmer gerne hätte, dann hat es in den meisten Fällen irgendeinen rechtlichen oder innerbetrieblichen Grund, den man dann ja erklären kann. 

Interviewer: Da wären wir ja schon beim Thema – Wie sieht dein Arbeitsalltag so aus?  

Michael: 

Gerade in meiner Funktion als interner fachlicher Support mache ich nur noch zu einem kleinen Teil Entgeltabrechnungen. Ich betreue nur wenige feste Kunden, aber die brauche ich auch noch, um im Thema und dem Alltagsgeschäft drin zu bleiben. Und der Rest ist eben dieser fachliche Support. Das bedeutet, dass sich entweder die Teamleiterinnen oder Sachbearbeiter bei mir melden, wenn es Probleme gibt, oder die Geschäftsleitung, wenn diese ein neues Thema umsetzen möchte. Genauso kommen auch von Seiten des Programmanbieters oder des Gesetzgebers Änderungen, bei denen es darum geht, wie wir das in der Praxis umsetzen können oder wie wir diese an unsere Kolleginnen und Kollegen kommunizieren, damit sie möglichst einfach wissen, wie sie damit umgehen können.  

Interviewer: Dann weißt du also morgens oft nicht, was dich den Tag über erwarten wird? Worauf freust du dich denn generell am meisten bei deiner Arbeit? 

Michael: 

Ja. Es kann passieren, dass morgens schon jemand auf mich wartet und sagt „Ich habe ein Problem“. Das kann sich dann als größer herausstellen, als man anfangs dachte – und manchmal ist es auch genau umgekehrt und es gibt eine einfache Lösung. Und darauf freue ich mich am meisten – wenn man eine Lösung für ein Thema gefunden hat und man die Herausforderungen bewältigt, die sich einem stellen.  

Interviewer: Welche deiner Stärken kannst du beruflich am besten einbringen?  

Michael: 

Zum einen das Zahlenthema und zum anderen glaube ich, dass ich hilfsbereit bin. Ich freue mich, wenn ich jemandem weiterhelfen kann. Außerdem Empathie und Verständnis dafür, warum dies oder jenes Thema gerade ein großes Problem für eine Person darstellt.  

Interviewer: Du hast ja vorhin schon angesprochen, dass es manchmal kleine Probleme gibt, die zu größeren Herausforderungen werden. Was war denn deine größte Herausforderung bisher?  

Michael: 

Ich durfte bei dem Konzern, den ich vorhin erwähnt habe, zweimal eine Systemmigration im Rahmen einer Änderung des Abrechnungsprogramms miterleben. Das war teilweise schon heavy, aber auch sehr spannend. Da saß ich zum Glück auch mit am Hebel, wenn es darum ging, in welche Richtung es gehen soll und wie es organisiert wird. Die zweite große Herausforderung war, dass damals Personalprozesse ins Ausland verlagert wurden. Das war vom Inhaltlichen her spannend, aber auch im Umgang mit den Teammitgliedern.  
Die größte Herausforderung bei aipama selbst besteht tatsächlich im Innovationsgeist unseres Geschäftsführers Günther Holzapfel. Er ist sehr kreativ und oft schon zwei Schritte weiter als der Rest – da braucht es manchmal einen Moment, um die Dinge zu sortieren und entsprechend in den Alltag zu übertragen. Das ist für mich eine laufende Herausforderung 😉 

Interviewer: Was war das schönste Erlebnis bisher bei aipama?  

Michael: 

Das passt zu dem, was ich eben gesagt habe. Das schönste Erlebnis ist, zu merken, dass – auch, wenn es im ersten Moment schwierig ist Günthers Ideen sofort zu verstehen – am Ende super Ergebnisse rauskommen, wie beispielsweise unser virtueller Lohnabrechner „LOKI“ oder unsere Software „aipama“. Wenn man dann sieht, zu welch tollen Programmen, Abläufen oder Prozessen das Ganze führt, die unsere Kunden gerne nutzen und auch unsere eigenen Sachbearbeiter nicht missen möchten, finde ich das super.  

Interviewer: Was macht die Arbeit bei aipama so besonders?  

Michael:

Natürlich das Team, da es doch sehr familiär ist und man da keine große Hierarchie hat. Außerdem schätze ich die Freiheit, so zu arbeiten, wie es am besten zu mir passt. Das genieße ich schon.  

Interviewer: Jetzt haben wir viel über Arbeit geredet. Aber uns interessiert natürlich auch, was du in deiner Freizeit gerne so machst. 

Michael: 

Ich verbringe ganz viel Zeit mit der Familie und mache Laienschauspiel bei den Burghofspielen in Falkenstein. Und natürlich treibe ich oft Sport, wie Laufen, Schwimmen oder Radeln. Den brauche ich schon als Ausgleich. 

Interviewer: Du hast ja schon angesprochen, dass wir bei aipama viele Freiheiten haben. Bist du lieber im Homeoffice oder im Büro? Und bist du eher Frühaufsteher oder Langschläfer? 

Michael: 

Ich bin gern im Homeoffice, aber brauche unbedingt auch die Tage im Büro. Einfach, um zuhause rauszukommen und vor allem auch wegen der persönlichen Kontakte im Büro. Die Mischung macht es. Und ansonsten bin ich eindeutig die Eule. Meistens starte ich meinen Arbeitstag um 9:00 Uhr oder etwas später. 

Interviewer: Zum Schluss – Welche Tipps hast du für Bewerber oder Berufseinsteiger? 

Michael: 

Bewerbern empfehle ich generell, immer offen und ehrlich zu sein. Berufseinsteigern würde ich sagen, dass sie Geduld mitbringen sollten – Geduld für die Komplexität der Entgeltabrechnung und auch für sich selbst. Ein Entgeltabrechner ist erst nach zwei Jahren richtig selbstständig. Das hat einen einfachen Grund: Es gibt Themen, die hat man einmal im Jahr und da dauert es einfach länger, bis das Thema wirklich sitzt. Dazu gehören z. B. die Jahreswechsel-Tätigkeiten, aber auch die Abwicklung von Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Letztendlich kann man sagen, dass der Beruf viel komplexer ist, als man auf den ersten Blick denkt und mehr dahintersteckt, als man von außen sieht. 

Der Zukunftstag Mittelstand zählt zu den bedeutendsten Veranstaltungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Deutschland. Auch in diesem Jahr trafen sich zahlreiche Entscheider, Experten und Innovatoren, um über aktuelle Entwicklungen und Zukunftsthemen im Mittelstand zu diskutieren.

Unsere Geschäftsführer Günther Holzapfel und Daniela Ettl waren als geladene Gäste des BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft) vor Ort und konnten wertvolle Insights aus erster Hand sammeln.

Zukunftstag Mittelstand 2026: Fokus auf Digitalisierung, Effizienz und Fachkräfte

Im Zentrum der Veranstaltung standen zentrale Herausforderungen und Chancen für Unternehmen:

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• Fachkräftemangel und moderne Arbeitsmodelle
• Bürokratieabbau und Effizienzsteigerung
• Technologische Innovationen im Mittelstand

Der Zukunftstag zeigte deutlich: Unternehmen suchen aktiv nach digitalen Lösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitalisierung im Mittelstand: Große Fortschritte, aber ungenutztes Potenzial

Viele Vorträge und Gespräche machten klar, dass der Mittelstand bereits große Schritte in Richtung Digitalisierung geht. Besonders in Bereichen wie Vertrieb, Marketing und Projektmanagement kommen zunehmend moderne Tools zum Einsatz.

Gleichzeitig wurde deutlich, dass es weiterhin Prozessbereiche mit hohem Optimierungspotenzial gibt.

Lohnabrechnung digitalisieren: Eine unterschätzte Herausforderung für Unternehmen

Ein zentrales Learning aus Sicht von aipama:
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird im Vergleich zu anderen Unternehmensbereichen oft noch nicht ausreichend digitalisiert.

Dabei ist sie für viele Unternehmen:

• zeitaufwendig
• fehleranfällig
• stark reguliert
• ressourcenintensiv

Trotz der Vielzahl an Anbietern auf dem Markt gibt es nur wenige Lösungen, die diesen Bereich wirklich effizient und ganzheitlich optimieren.

Marktanalyse: Kaum spezialisierte Lösungen für digitale Lohnabrechnung

Ein besonders spannender Punkt vom Zukunftstag Mittelstand 2026:
Es konnten kaum Anbieter identifiziert werden, die sich gezielt auf die Optimierung und Digitalisierung der Lohnabrechnung fokussieren.

Das zeigt deutlich:

Der Bedarf im Markt ist vorhanden.
Das Angebot ist aktuell noch begrenzt.

Gerade für Steuerkanzleien und Unternehmen entsteht hier eine klare Lücke mit großem Potenzial.

Fazit zum Zukunftstag Mittelstand 2026: Klare Chancen für innovative Lösungen

Der Zukunftstag Mittelstand 2026 hat eindrucksvoll gezeigt, dass Unternehmen bereit sind, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Gleichzeitig wurde deutlich, dass es in zentralen Bereichen wie der Lohnabrechnung noch erheblichen Nachholbedarf gibt.

aipama als Lösung für digitale und effiziente Lohnabrechnung

Für Günther und Daniela war der Besuch daher nicht nur inspirierend, sondern auch eine klare Bestätigung:

Die Nachfrage nach modernen Lösungen in der Lohnabrechnung wächst – und genau hier setzt aipama an.

Mit einem klaren Fokus auf digitale Prozesse, die Entlastung von Unternehmen und Steuerkanzleien sowie die Steigerung von Effizienz und Genauigkeit bietet aipama eine spezialisierte Lösung für einen Bereich, der bisher oft vernachlässigt wird.

Zukunft der Lohnabrechnung: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung frühzeitig optimieren und digitalisieren, sichern sich langfristige Vorteile:

• Zeitersparnis
• geringere Fehlerquoten
• bessere Skalierbarkeit
• Entlastung interner Ressourcen

Der Zukunftstag Mittelstand 2026 hat gezeigt:
Die Zukunft gehört Unternehmen, die ihre Prozesse ganzheitlich denken – inklusive der Lohnabrechnung.

Erfahren Sie mehr zum Auslagern der Lohnabrechnung mit aipama

… oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch durch unser Team

Mehr zu Lohnabrechnung auslagern

1. Zahldatei herunterladen

• Öffnen Sie aipama und laden Sie die Zahldatei für den jeweiligen Abrechnungsmonat im XML-Format. Sie finden diese Datei im Dateiarchiv.
• Speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer. Standartmäßig wird die Datei meist in dem Ordner Downloads (Windows) geladen.

2. Zahldatei im Banking-Portal hochladen

• Melden Sie sich im Banking-Portal Ihrer Bank an.
• Navigieren Sie zum Bereich Zahlungsverkehr / SEPA-Zahldatei hochladen.
• Wählen Sie die zuvor heruntergeladene XML-Datei aus und laden Sie diese hoch.

3. Datei prüfen und einreichen

• Prüfen Sie die angezeigten Zahlungsdaten.
• Bestätigen und senden Sie die Zahldatei ab.

4. Freigabe (falls erforderlich)

Geben Sie die Zahlung gemäß den Sicherheitsverfahren Ihrer Bank frei (z. B. TAN, App-Freigabe).

Was ist neu in der Standard‑Version?

Im Vergleich zur Basic‑Version haben Sie nun Zugang zu erweiterten Funktionen:

• Erweiterte Funktionen der digitalen Personalakte (inkl. unbegrenzter Docs und 10 MB Speicherplatz)
• Einfügen eigener Mitarbeiterdateien
• Einfügen und Verschlagworten individueller Mitarbeiterfeatures und -daten
• Verschlagworten von Mitarbeiterdokumenten
• Rundschreiben-Funktion: Verteilung von Dokumenten an alle Mitarbeiter
• Anzeige zusätzlicher relevanter Dateien (z.B. Arbeitsverträge) in der Abrechnungskontrolle
• Vorgänge und Dateien werden automatisch dem MA zugewiesen und in seiner Akte abgelegt

Erste Schritte nach dem Upgrade

1. Anmeldung: Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Nutzerkonto an.
2. Prüfung der Nutzerrollen und Zugriffsrechte: Überprüfen Sie, ob zusätzliche Nutzerrollen oder spezielle Zugriffsrechte benötigt werden. Mögliche Rollen sind „Admin“, „Lohnbuchhaltung“, „Steuerberater“, „Finanzbuchhaltung“, „Vorgangserfasser“, „Sammelerfasser“ und „Zeiterfasser“. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, um die optimale Nutzung der Funktionen zu gewährleisten.
3. Neue Funktionen entdecken: Im Menü sind nun zusätzliche Einträge sichtbar sein – z. B. „Rundschreiben“ im Bereich Dateiarchiv, „Individuelle Daten“ im Bereich Mitarbeiter, „Dateien der Personalakte“ im Bereich Abrechnungskontrolle, …

Anwendungsbeispiele der neuen Funktionen

Personalakte erweitern:

• Gehen Sie zu Mitarbeiter und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus
• Laden Sie neue Dokumente hoch (z. B. Mitarbeitenden‑Verträge, Abmahnungen, Zusatzkarten).
• Nutzen Sie die Verschlagwortung, um Dokumente schneller zu finden („Abmahnung“, „Vertrag 2025“, „Weiterbildung“).
• In der Abrechnungskontrolle werden nun diese Dokumente sichtbar.
• Sobald Sie im Bereich „Lohnabrechnung vorbereiten“ ein Dokument hochladen, können Sie direkt ein Häkchen bei „In Personalakte übernehmen“ setzen und das Dokument ist automatisch beim Mitarbeiter in seiner Personalakte hinterlegt

Rundschreiben erstellen

• Wechseln Sie zum Dateiarchiv.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben“, laden Sie das Rundschreiben als Datei hoch und klicken auf „Weiter“
• Wählen Sie Mitarbeiter aus, klicken auf „Weiter“, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Weiter“.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben versenden“

Abrechnungskontrolle mit Dokumentenanzeige

• Vor dem Lohnlauf wechseln Sie zu Abrechnungskontrolle.
• Prüfen Sie für jeden Mitarbeitenden nicht nur die Stunden‑ und Entgeltdaten, sondern nun auch, ob relevante Dokumente vorhanden sind (z. B. Vertrag, Qualifikationsnachweis).

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem Android

Zunächst klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts. Daraufhin erscheint ein Dropdownmenü.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf das Symbol “Zum Startbildschirm hinzufügen”.

Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, mit dem Hinweis, ob Android die gewünschte Website in eine App umwandeln soll. Hier “Installieren” wählen.

Nun erscheint aipama als App auf Ihrem Startbildschirm.

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem iOS

Öffnen Sie Safari (Webbrowser bei iOS Geräten)

Gehen Sie zur Seite my.aipama.com und klicken Sie auf das markierte Symbol

Es öffnet sich ein Menü. Bitte wählen Sie hieraus den Punkt “Zum Home-Bildschirm”

(siehe Markierung im Screenshot).

Im abschließenden Menü können Sie nun noch eine eigene Bezeichnung wählen. Nach einem Klick auf “Hinzufügen” (siehe Markierung im Screenshot) haben Sie aipama als App auf Ihrem Home-Bildschirm und Sie gelangen durch einen Klick direkt zur Login-Seite von aipama

Vorlage für die Sammelerfassung anlegen

Um eine Vorlage für die Sammelerfassung anzulegen, navigieren Sie zu Firmenstamm > Sammelerfassungsvorlagen und folgen Sie diesen Schritten:

• Name vergeben: Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen.
• Abrechnungsgruppe wählen: Wählen Sie die entsprechende Abrechnungsgruppe aus.
• Element hinzufügen:
  • Lohnartenelement: Wählen Sie eine Lohnart aus der Lohnartenliste aus.
  • Stammdatenelement: Wählen Sie ein Feld aus den Stammdaten aus.

Die Spalten in der Vorlage können nach Bedarf verschoben werden.

Verknüpfung mit Mitarbeitern

Weisen Sie der Vorlage die Mitarbeiter zu, für die in der Sammelerfassung Daten erfasst werden sollen.

Daten erfassen

Sobald die Vorlage erstellt ist, können Sie im Menüpunkt „Sammelerfassung“ Daten in der entsprechenden Tabelle eingeben.

Abschluss der Erfassung

Nachdem alle erforderlichen Daten für die aktuelle Lohnabrechnung erfasst wurden, können Sie die Sammelerfassung gemeinsam mit anderen Änderungen durch Klicken auf „Übermitteln“ für die Erstellung der Lohnabrechnung bereitstellen.

Arbeitgeber können Bescheinigungen in aipama erfassen und an das Lohnbüro übermitteln.

1. Neue Bescheinigung wählen

2. Mitarbeiter wählen

3. Art der Bescheinigung wählen

4. Felder aufüllen

5. Bescheinigungen an LOKI übermitteln

a) Wenn alle Felder ausgefüllt sind, kann die Bescheinigung sofort übermittelt werden. Der Lohnsachbearbeiter bekommt eine Mail und der Bescheinigungsantrag ist sofort im Lohnbüro.

b) Wenn noch nicht alle Daten vorhanden sind, kann die Bescheinigung erstmal als Entwurf gespeichert, vervollständigt und später übermittelt werden.

6. Übersicht der Bescheinigungen

7. Rückfragen und Kommunikation

Rückfragen und Kommunikation läuft über aipama.

8. Bescheinigungen an Mitarbeiter übermitteln

Bescheinigungen können direkt aus aipama heraus an den Mitarbeiter übermittelt werden:

• Über das Dateiarchiv mit dem kostenfreien Plan.
• Direkt aus der Bescheinigung heraus mit dem kostenpflichtigen Plan.