Ein Blick hinter die Kulissen – In unserem Mitarbeiterinterview spricht Michael offen über seinen spannenden beruflichen Weg vom öffentlichen Dienst bis hin zu seiner heutigen Rolle bei aipama.

Dabei erzählt er, warum die Entgeltabrechnung viel komplexer ist, als viele denken, welche Herausforderungen ihn bis heute antreiben und weshalb Innovation, Teamgeist und Hilfsbereitschaft für ihn im Arbeitsalltag besonders wichtig sind. Außerdem gibt er persönliche Einblicke in seinen Alltag zwischen Support, neuen Ideen und spontanen Problemlösungen und verrät, warum bei aipama manchmal schon heute an den Lösungen von morgen gearbeitet wird.

Ein ehrliches Gespräch über Zahlen, Leidenschaft und die Freude daran, gemeinsam Herausforderungen zu meistern.

Interviewer: Hallo Michael, nimm uns mal mit auf deinen beruflichen Werdegang. Wie bist du zu aipama gekommen und was hast du vorher gemacht? 

Michael: 

Mein ursprünglicher Beruf ist Verwaltungsfachangestellter mit Ausbildung im öffentlichen Dienst. Ich bin dann nach der Ausbildung bei einem Landratsamt in der Personalabteilung gelandet und habe dort schon mit der Entgeltabrechnung begonnen. Nach 10 Jahren habe ich mich dann aus dem öffentlichen Dienst verabschiedet, bin zu einem Konzern gewechselt und habe dort 17 Jahre lang Entgeltabrechnungen gemacht und zum Ende hin das deutschlandweite Team der Entgeltabrechnung geleitet. Nach dieser Erfahrung war es wieder Zeit für etwas Neues und da hat sich Günther Holzapfel mit der Frage bei mir gemeldet, ob ich Interesse habe, bei aipama anzufangen. 

Interviewer: Du hast ja schon ein bisschen erzählt, wie du auf den Beruf des Lohnabrechners gekommen bist. Wie genau hat sich das entwickelt?  

Michael: 

Als ich damals in die Personalabteilung gekommen bin, war geplant, dass ich Bezüge berechne und nachdem ich eigentlich immer schon gerne mit Zahlen zu tun hatte, hat sich der Rest quasi ergeben.  

Interviewer: Was würdest du sagen, braucht es für den Beruf als Lohnabrechner?  

Michael: 

Eine Vorliebe für Zahlen und eine gewisse Logik. Denn auch wenn manche Regelungen vielleicht nicht sofort nachvollziehbar sind, folgen sie doch einer Logik und es hat einen Grund, warum sie komplex geregelt sind. Und speziell bei mir geht es ja auch oftmals um Support-Themen, da ist Hilfsbereitschaft sehr wichtig. 

Interviewer: Und vielleicht ein dickes Fell, oder? Wenn mal jemand anruft, der nicht so gut gelaunt ist? 

Michael: 

Das war bei mir nie ein Problem. Es ist meistens so, dass die Kunden froh sind, dass am Ende eine Thematik gelöst oder eine Regelung umgesetzt werden kann. Und falls der Entgeltabrechner etwas nicht so umsetzen kann, wie es der Kunde oder dessen Arbeitnehmer gerne hätte, dann hat es in den meisten Fällen irgendeinen rechtlichen oder innerbetrieblichen Grund, den man dann ja erklären kann. 

Interviewer: Da wären wir ja schon beim Thema – Wie sieht dein Arbeitsalltag so aus?  

Michael: 

Gerade in meiner Funktion als interner fachlicher Support mache ich nur noch zu einem kleinen Teil Entgeltabrechnungen. Ich betreue nur wenige feste Kunden, aber die brauche ich auch noch, um im Thema und dem Alltagsgeschäft drin zu bleiben. Und der Rest ist eben dieser fachliche Support. Das bedeutet, dass sich entweder die Teamleiterinnen oder Sachbearbeiter bei mir melden, wenn es Probleme gibt, oder die Geschäftsleitung, wenn diese ein neues Thema umsetzen möchte. Genauso kommen auch von Seiten des Programmanbieters oder des Gesetzgebers Änderungen, bei denen es darum geht, wie wir das in der Praxis umsetzen können oder wie wir diese an unsere Kolleginnen und Kollegen kommunizieren, damit sie möglichst einfach wissen, wie sie damit umgehen können.  

Interviewer: Dann weißt du also morgens oft nicht, was dich den Tag über erwarten wird? Worauf freust du dich denn generell am meisten bei deiner Arbeit? 

Michael: 

Ja. Es kann passieren, dass morgens schon jemand auf mich wartet und sagt „Ich habe ein Problem“. Das kann sich dann als größer herausstellen, als man anfangs dachte – und manchmal ist es auch genau umgekehrt und es gibt eine einfache Lösung. Und darauf freue ich mich am meisten – wenn man eine Lösung für ein Thema gefunden hat und man die Herausforderungen bewältigt, die sich einem stellen.  

Interviewer: Welche deiner Stärken kannst du beruflich am besten einbringen?  

Michael: 

Zum einen das Zahlenthema und zum anderen glaube ich, dass ich hilfsbereit bin. Ich freue mich, wenn ich jemandem weiterhelfen kann. Außerdem Empathie und Verständnis dafür, warum dies oder jenes Thema gerade ein großes Problem für eine Person darstellt.  

Interviewer: Du hast ja vorhin schon angesprochen, dass es manchmal kleine Probleme gibt, die zu größeren Herausforderungen werden. Was war denn deine größte Herausforderung bisher?  

Michael: 

Ich durfte bei dem Konzern, den ich vorhin erwähnt habe, zweimal eine Systemmigration im Rahmen einer Änderung des Abrechnungsprogramms miterleben. Das war teilweise schon heavy, aber auch sehr spannend. Da saß ich zum Glück auch mit am Hebel, wenn es darum ging, in welche Richtung es gehen soll und wie es organisiert wird. Die zweite große Herausforderung war, dass damals Personalprozesse ins Ausland verlagert wurden. Das war vom Inhaltlichen her spannend, aber auch im Umgang mit den Teammitgliedern.  
Die größte Herausforderung bei aipama selbst besteht tatsächlich im Innovationsgeist unseres Geschäftsführers Günther Holzapfel. Er ist sehr kreativ und oft schon zwei Schritte weiter als der Rest – da braucht es manchmal einen Moment, um die Dinge zu sortieren und entsprechend in den Alltag zu übertragen. Das ist für mich eine laufende Herausforderung 😉 

Interviewer: Was war das schönste Erlebnis bisher bei aipama?  

Michael: 

Das passt zu dem, was ich eben gesagt habe. Das schönste Erlebnis ist, zu merken, dass – auch, wenn es im ersten Moment schwierig ist Günthers Ideen sofort zu verstehen – am Ende super Ergebnisse rauskommen, wie beispielsweise unser virtueller Lohnabrechner „LOKI“ oder unsere Software „aipama“. Wenn man dann sieht, zu welch tollen Programmen, Abläufen oder Prozessen das Ganze führt, die unsere Kunden gerne nutzen und auch unsere eigenen Sachbearbeiter nicht missen möchten, finde ich das super.  

Interviewer: Was macht die Arbeit bei aipama so besonders?  

Michael:

Natürlich das Team, da es doch sehr familiär ist und man da keine große Hierarchie hat. Außerdem schätze ich die Freiheit, so zu arbeiten, wie es am besten zu mir passt. Das genieße ich schon.  

Interviewer: Jetzt haben wir viel über Arbeit geredet. Aber uns interessiert natürlich auch, was du in deiner Freizeit gerne so machst. 

Michael: 

Ich verbringe ganz viel Zeit mit der Familie und mache Laienschauspiel bei den Burghofspielen in Falkenstein. Und natürlich treibe ich oft Sport, wie Laufen, Schwimmen oder Radeln. Den brauche ich schon als Ausgleich. 

Interviewer: Du hast ja schon angesprochen, dass wir bei aipama viele Freiheiten haben. Bist du lieber im Homeoffice oder im Büro? Und bist du eher Frühaufsteher oder Langschläfer? 

Michael: 

Ich bin gern im Homeoffice, aber brauche unbedingt auch die Tage im Büro. Einfach, um zuhause rauszukommen und vor allem auch wegen der persönlichen Kontakte im Büro. Die Mischung macht es. Und ansonsten bin ich eindeutig die Eule. Meistens starte ich meinen Arbeitstag um 9:00 Uhr oder etwas später. 

Interviewer: Zum Schluss – Welche Tipps hast du für Bewerber oder Berufseinsteiger? 

Michael: 

Bewerbern empfehle ich generell, immer offen und ehrlich zu sein. Berufseinsteigern würde ich sagen, dass sie Geduld mitbringen sollten – Geduld für die Komplexität der Entgeltabrechnung und auch für sich selbst. Ein Entgeltabrechner ist erst nach zwei Jahren richtig selbstständig. Das hat einen einfachen Grund: Es gibt Themen, die hat man einmal im Jahr und da dauert es einfach länger, bis das Thema wirklich sitzt. Dazu gehören z. B. die Jahreswechsel-Tätigkeiten, aber auch die Abwicklung von Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Letztendlich kann man sagen, dass der Beruf viel komplexer ist, als man auf den ersten Blick denkt und mehr dahintersteckt, als man von außen sieht. 

Der Zukunftstag Mittelstand zählt zu den bedeutendsten Veranstaltungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Deutschland. Auch in diesem Jahr trafen sich zahlreiche Entscheider, Experten und Innovatoren, um über aktuelle Entwicklungen und Zukunftsthemen im Mittelstand zu diskutieren.

Unsere Geschäftsführer Günther Holzapfel und Daniela Ettl waren als geladene Gäste des BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft) vor Ort und konnten wertvolle Insights aus erster Hand sammeln.

Zukunftstag Mittelstand 2026: Fokus auf Digitalisierung, Effizienz und Fachkräfte

Im Zentrum der Veranstaltung standen zentrale Herausforderungen und Chancen für Unternehmen:

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• Fachkräftemangel und moderne Arbeitsmodelle
• Bürokratieabbau und Effizienzsteigerung
• Technologische Innovationen im Mittelstand

Der Zukunftstag zeigte deutlich: Unternehmen suchen aktiv nach digitalen Lösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitalisierung im Mittelstand: Große Fortschritte, aber ungenutztes Potenzial

Viele Vorträge und Gespräche machten klar, dass der Mittelstand bereits große Schritte in Richtung Digitalisierung geht. Besonders in Bereichen wie Vertrieb, Marketing und Projektmanagement kommen zunehmend moderne Tools zum Einsatz.

Gleichzeitig wurde deutlich, dass es weiterhin Prozessbereiche mit hohem Optimierungspotenzial gibt.

Lohnabrechnung digitalisieren: Eine unterschätzte Herausforderung für Unternehmen

Ein zentrales Learning aus Sicht von aipama:
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird im Vergleich zu anderen Unternehmensbereichen oft noch nicht ausreichend digitalisiert.

Dabei ist sie für viele Unternehmen:

• zeitaufwendig
• fehleranfällig
• stark reguliert
• ressourcenintensiv

Trotz der Vielzahl an Anbietern auf dem Markt gibt es nur wenige Lösungen, die diesen Bereich wirklich effizient und ganzheitlich optimieren.

Marktanalyse: Kaum spezialisierte Lösungen für digitale Lohnabrechnung

Ein besonders spannender Punkt vom Zukunftstag Mittelstand 2026:
Es konnten kaum Anbieter identifiziert werden, die sich gezielt auf die Optimierung und Digitalisierung der Lohnabrechnung fokussieren.

Das zeigt deutlich:

Der Bedarf im Markt ist vorhanden.
Das Angebot ist aktuell noch begrenzt.

Gerade für Steuerkanzleien und Unternehmen entsteht hier eine klare Lücke mit großem Potenzial.

Fazit zum Zukunftstag Mittelstand 2026: Klare Chancen für innovative Lösungen

Der Zukunftstag Mittelstand 2026 hat eindrucksvoll gezeigt, dass Unternehmen bereit sind, ihre Prozesse weiter zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Gleichzeitig wurde deutlich, dass es in zentralen Bereichen wie der Lohnabrechnung noch erheblichen Nachholbedarf gibt.

aipama als Lösung für digitale und effiziente Lohnabrechnung

Für Günther und Daniela war der Besuch daher nicht nur inspirierend, sondern auch eine klare Bestätigung:

Die Nachfrage nach modernen Lösungen in der Lohnabrechnung wächst – und genau hier setzt aipama an.

Mit einem klaren Fokus auf digitale Prozesse, die Entlastung von Unternehmen und Steuerkanzleien sowie die Steigerung von Effizienz und Genauigkeit bietet aipama eine spezialisierte Lösung für einen Bereich, der bisher oft vernachlässigt wird.

Zukunft der Lohnabrechnung: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung frühzeitig optimieren und digitalisieren, sichern sich langfristige Vorteile:

• Zeitersparnis
• geringere Fehlerquoten
• bessere Skalierbarkeit
• Entlastung interner Ressourcen

Der Zukunftstag Mittelstand 2026 hat gezeigt:
Die Zukunft gehört Unternehmen, die ihre Prozesse ganzheitlich denken – inklusive der Lohnabrechnung.

Erfahren Sie mehr zum Auslagern der Lohnabrechnung mit aipama

… oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch durch unser Team

Mehr zu Lohnabrechnung auslagern

1. Zahldatei herunterladen

• Öffnen Sie aipama und laden Sie die Zahldatei für den jeweiligen Abrechnungsmonat im XML-Format. Sie finden diese Datei im Dateiarchiv.
• Speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer. Standartmäßig wird die Datei meist in dem Ordner Downloads (Windows) geladen.

2. Zahldatei im Banking-Portal hochladen

• Melden Sie sich im Banking-Portal Ihrer Bank an.
• Navigieren Sie zum Bereich Zahlungsverkehr / SEPA-Zahldatei hochladen.
• Wählen Sie die zuvor heruntergeladene XML-Datei aus und laden Sie diese hoch.

3. Datei prüfen und einreichen

• Prüfen Sie die angezeigten Zahlungsdaten.
• Bestätigen und senden Sie die Zahldatei ab.

4. Freigabe (falls erforderlich)

Geben Sie die Zahlung gemäß den Sicherheitsverfahren Ihrer Bank frei (z. B. TAN, App-Freigabe).

Was ist neu in der Standard‑Version?

Im Vergleich zur Basic‑Version haben Sie nun Zugang zu erweiterten Funktionen:

• Erweiterte Funktionen der digitalen Personalakte (inkl. unbegrenzter Docs und 10 MB Speicherplatz)
• Einfügen eigener Mitarbeiterdateien
• Einfügen und Verschlagworten individueller Mitarbeiterfeatures und -daten
• Verschlagworten von Mitarbeiterdokumenten
• Rundschreiben-Funktion: Verteilung von Dokumenten an alle Mitarbeiter
• Anzeige zusätzlicher relevanter Dateien (z.B. Arbeitsverträge) in der Abrechnungskontrolle
• Vorgänge und Dateien werden automatisch dem MA zugewiesen und in seiner Akte abgelegt

Erste Schritte nach dem Upgrade

1. Anmeldung: Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Nutzerkonto an.
2. Prüfung der Nutzerrollen und Zugriffsrechte: Überprüfen Sie, ob zusätzliche Nutzerrollen oder spezielle Zugriffsrechte benötigt werden. Mögliche Rollen sind „Admin“, „Lohnbuchhaltung“, „Steuerberater“, „Finanzbuchhaltung“, „Vorgangserfasser“, „Sammelerfasser“ und „Zeiterfasser“. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, um die optimale Nutzung der Funktionen zu gewährleisten.
3. Neue Funktionen entdecken: Im Menü sind nun zusätzliche Einträge sichtbar sein – z. B. „Rundschreiben“ im Bereich Dateiarchiv, „Individuelle Daten“ im Bereich Mitarbeiter, „Dateien der Personalakte“ im Bereich Abrechnungskontrolle, …

Anwendungsbeispiele der neuen Funktionen

Personalakte erweitern:

• Gehen Sie zu Mitarbeiter und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus
• Laden Sie neue Dokumente hoch (z. B. Mitarbeitenden‑Verträge, Abmahnungen, Zusatzkarten).
• Nutzen Sie die Verschlagwortung, um Dokumente schneller zu finden („Abmahnung“, „Vertrag 2025“, „Weiterbildung“).
• In der Abrechnungskontrolle werden nun diese Dokumente sichtbar.
• Sobald Sie im Bereich „Lohnabrechnung vorbereiten“ ein Dokument hochladen, können Sie direkt ein Häkchen bei „In Personalakte übernehmen“ setzen und das Dokument ist automatisch beim Mitarbeiter in seiner Personalakte hinterlegt

Rundschreiben erstellen

• Wechseln Sie zum Dateiarchiv.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben“, laden Sie das Rundschreiben als Datei hoch und klicken auf „Weiter“
• Wählen Sie Mitarbeiter aus, klicken auf „Weiter“, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Weiter“.
• Klicken Sie auf „Rundschreiben versenden“

Abrechnungskontrolle mit Dokumentenanzeige

• Vor dem Lohnlauf wechseln Sie zu Abrechnungskontrolle.
• Prüfen Sie für jeden Mitarbeitenden nicht nur die Stunden‑ und Entgeltdaten, sondern nun auch, ob relevante Dokumente vorhanden sind (z. B. Vertrag, Qualifikationsnachweis).

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem Android

Zunächst klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts. Daraufhin erscheint ein Dropdownmenü.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf das Symbol “Zum Startbildschirm hinzufügen”.

Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, mit dem Hinweis, ob Android die gewünschte Website in eine App umwandeln soll. Hier “Installieren” wählen.

Nun erscheint aipama als App auf Ihrem Startbildschirm.

aipama-Website als App auf Smartphones mit Betriebssystem iOS

Öffnen Sie Safari (Webbrowser bei iOS Geräten)

Gehen Sie zur Seite my.aipama.com und klicken Sie auf das markierte Symbol

Es öffnet sich ein Menü. Bitte wählen Sie hieraus den Punkt “Zum Home-Bildschirm”

(siehe Markierung im Screenshot).

Im abschließenden Menü können Sie nun noch eine eigene Bezeichnung wählen. Nach einem Klick auf “Hinzufügen” (siehe Markierung im Screenshot) haben Sie aipama als App auf Ihrem Home-Bildschirm und Sie gelangen durch einen Klick direkt zur Login-Seite von aipama

Vorlage für die Sammelerfassung anlegen

Um eine Vorlage für die Sammelerfassung anzulegen, navigieren Sie zu Firmenstamm > Sammelerfassungsvorlagen und folgen Sie diesen Schritten:

• Name vergeben: Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen.
• Abrechnungsgruppe wählen: Wählen Sie die entsprechende Abrechnungsgruppe aus.
• Element hinzufügen:
  • Lohnartenelement: Wählen Sie eine Lohnart aus der Lohnartenliste aus.
  • Stammdatenelement: Wählen Sie ein Feld aus den Stammdaten aus.

Die Spalten in der Vorlage können nach Bedarf verschoben werden.

Verknüpfung mit Mitarbeitern

Weisen Sie der Vorlage die Mitarbeiter zu, für die in der Sammelerfassung Daten erfasst werden sollen.

Daten erfassen

Sobald die Vorlage erstellt ist, können Sie im Menüpunkt „Sammelerfassung“ Daten in der entsprechenden Tabelle eingeben.

Abschluss der Erfassung

Nachdem alle erforderlichen Daten für die aktuelle Lohnabrechnung erfasst wurden, können Sie die Sammelerfassung gemeinsam mit anderen Änderungen durch Klicken auf „Übermitteln“ für die Erstellung der Lohnabrechnung bereitstellen.

Arbeitgeber können Bescheinigungen in aipama erfassen und an das Lohnbüro übermitteln.

1. Neue Bescheinigung wählen

2. Mitarbeiter wählen

3. Art der Bescheinigung wählen

4. Felder aufüllen

5. Bescheinigungen an LOKI übermitteln

a) Wenn alle Felder ausgefüllt sind, kann die Bescheinigung sofort übermittelt werden. Der Lohnsachbearbeiter bekommt eine Mail und der Bescheinigungsantrag ist sofort im Lohnbüro.

b) Wenn noch nicht alle Daten vorhanden sind, kann die Bescheinigung erstmal als Entwurf gespeichert, vervollständigt und später übermittelt werden.

6. Übersicht der Bescheinigungen

7. Rückfragen und Kommunikation

Rückfragen und Kommunikation läuft über aipama.

8. Bescheinigungen an Mitarbeiter übermitteln

Bescheinigungen können direkt aus aipama heraus an den Mitarbeiter übermittelt werden:

• Über das Dateiarchiv mit dem kostenfreien Plan.
• Direkt aus der Bescheinigung heraus mit dem kostenpflichtigen Plan.

Es erfolgt eine Einladung durch den Arbeitgeber.

Der Mitarbeiter bekommt eine Einladungsmail und kann damit der Einladung folgen.

Durch klicken auf den “Registrierungs”-Button gelangt man zur Eingabe des Sicherheits-Codes. Der Sicherheits-Codewurde vom Arbeitgeber bei der Einladung festgelegt.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Zufallscode: Falls der Arbeitgeber als Sicherheits-Code den Zufalls-Code ausgewählt hat, bekommen Sie den Zufalls-Code vom Arbeitgeber

2. Steuer-ID: Falls der Arbeitgeber als Sicherheits-Code die Steuer-ID gewählt hat, müssem Sie hier Ihre Steuer-ID eingeben.

Sie können die Daten nochmal überprüfen.

Falls die eingeladene Person bereits ein Konto bei aipama hat, ist der Prozess hier abgeschossen.

Falls die eingeladene Person noch kein aipama-Konto hat, muss ein aipama-Konto angelegt werden. Das Konto ist ein eigenes, privates Konto der Person. Das Konto ist unabhängig vom Arbeitgeber. Deshalb kann man im nächsten Schritt entscheiden, ob die angegebene Mailadresse passt, oder ob man sich mit einer anderen Mailadresse registrieren möchte. Die Mailadresse kann auch im Nachhinein geändert werden. Bitte das entsprechende Feld auswählen.

Danach wird der persönliche Zugang angelegt

Erfassen Sie hier Ihre Daten, wählen Sie ein Passwort aus und erfassen Sie Ihre private Mobile Nummer. Auf die Mobilfunknummer wird zur Überprüfung eine SMS versendet.

Erfassen Sie in diesem Fenster den Bestätigungscode, den sie per SMS erhalten haben.

Als nächstes erhalten Sie die erfassen Daten nochmals im Überblick. Bestätigen Sie den Datenschutz, die Nutzungsbedingungen und schließen Sie die Registrierung ab.

Nach Abschluß der Registrierung kann man sich über die Login-Seite in der persönlichen Bereich einloggen.

Sie können alle Dokumente eines Monats mit drei Klicks downloaden:

1. Monat auswählen
2. Dokumente markieren
3. Dokumente downloaden