Ab dem 1. Januar 2027 müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch geführt werden. Die bisherige Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026. Die Verpflichtung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Arbeitgeber sollten deshalb rechtzeitig prüfen, wie sie ihre Personal- und Entgeltunterlagen strukturiert und nachvollziehbar verwalten.

Eine digitale Personalakte kann dabei helfen, lohn- und sozialversicherungsrelevante Dokumente zentral zu organisieren und bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung verfügbar zu halten.

Was bedeutet die BVV Pflicht für Ihr Unternehmen?

Lohn- und sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen müssen elektronisch, strukturiert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Dokumente verfügbar, lesbar und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen bereitstellbar sein. Eine rein digitale Ablage reicht daher nicht zwangsläufig aus.

Für eine eindeutige Zuordnung empfiehlt es sich, jedes Dokument als separate Datei zu speichern. Der Dateiname sollte die Dokumentenbezeichnung, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum enthalten.

Beispiel für eine Dateibezeichnung: Checkliste_Minijob_Max_Mustermann_08 2026.pdf Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaute, ß und Leerzeichen sollen in der Dateibezeichnung nicht verwendet werden.

Welche Entegeltunterlagen sind betroffen?

Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der Beschäftigungsart und den betrieblichen Gegebenheiten ab. Zu den prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen gehören insbesondere:

• gegebenenfalls Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel
• Checkliste für Minijob oder kurzfristige Beschäftigung
• Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einem Minijob
• Aufhebung der Rentenversicherungsbefreiung bei einem Minijob, seit 1. Juli 2026 möglich
• befristeter Arbeitsvertrag bei kurzfristiger Beschäftigung
• Nachweis der Krankenversicherung bei kurzfristiger Beschäftigung
• Nachweis der Krankenversicherung bei Minijobbern, falls diese privat krankenversichert sind
• Immatrikulationsbescheinigung bei Werkstudenten
• Unterlagen zum Statusfeststellungsverfahren wie Antrag, Belege und Bescheid
• A1-Bescheinigungen
• Arbeitsvertrag nach § 2 Nachweisgesetz beziehungsweise einschlägige Vertragsdokumentation
• Altersteilzeitvertrag einschließlich Nachweis über den Insolvenzschutz bei Wertguthaben
• Feststellungen der Versicherungspflicht oder der Versicherungsfreiheit
• Arbeitszeitnachweise nach dem Mindestlohngesetz
• Unterlagen bei Pflegeunterstützungsgeld
• Kopie des Heuervertrags nach § 28 Seearbeitsgesetz sowie Arbeitsvertrag, Besatzungslisten und Seetagebücher nach § 22 Seearbeitsgesetz für Beschäftigte in der Seearbeit, zum Beispiel Fischer

Praxisbeispiel: Minijob Unterlagen getrennt speichern

Bei Minijobbern wird die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht häufig direkt an die Minijob-Checkliste angehängt. Ab dem 1. Januar 2027 sollten diese Unterlagen als eigenständige Dokumente abgelegt werden, damit sie eindeutig zugeordnet und bereitgestellt werden können. Die Rentenversicherungsbefreiung ist daher separat von der Minijob-Checkliste aufzubewahren.

Was gilt für bereits vorhandene Unterlagen?

Für relevante Vorgänge ab dem 1. Januar 2027 müssen die entsprechenden Unterlagen elektronisch vorliegen und verwaltet werden. Ältere Vorgänge müssen aufgrund des Wegfalls der Befreiungsmöglichkeit nicht pauschal rückwirkend digitalisiert werden. Bereits bestehende gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bleiben jedoch unberührt.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung und der Datenschutz-Grundverordnung liegt beim Arbeitgeber. Die Deutsche Rentenversicherung überprüft im Rahmen ihrer Betriebsprüfungen auch die ordnungsgemäße Führung und Bereitstellung der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen.

Damit aipama Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung weiterhin betreuen kann, muss die Umsetzung der ab 1. Januar 2027 geltenden Anforderungen auf Arbeitgeberseite gewährleistet sein. Unternehmen sollten die notwendigen Voraussetzungen deshalb rechtzeitig schaffen.

Weitere Informationen zur gesetzlichen Grundlage: § 8 BVV

Unsere Lösung für Sie: aipama Desk

aipama Desk bietet eine digitale Personalakte zur zentralen und strukturierten Verwaltung von Personal- und Entgeltunterlagen. Beschäftigtendokumente können übersichtlich organisiert und die Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit geschaffen werden.

Ihre Vorteile mit aipama Desk:

• zentrale digitale Personalakte für die Beschäftigten
• strukturierte und mitarbeiterbezogene Dokumentenablage
• schneller Zugriff auf lohn- und prüfungsrelevante Unterlagen
• vereinfachter digitaler Dokumentenaustausch mit der Lohnabrechnung
• Unterstützung bei der Umsetzung der elektronischen Unterlagenführung nach BVV
• weniger Verwaltungsaufwand und effizientere Personalprozesse

Weitere Informationen: aipama Desk Die zentrale Plattform für Lohndaten

Fazit: Digitale Entgeltunterlagen 2027 jetzt vorbereiten

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber prüfungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und nachvollziehbar führen. Entscheidend sind eine eindeutige Dokumentenbezeichnung, die getrennte Ablage einzelner Unterlagen und deren Verfügbarkeit bei einer Betriebsprüfung. aipama unterstützt bei der Einführung und Nutzung von aipama Desk. Sollten Sie die Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung außerhalb von aipama Desk eigenständig abbilden, bitten wir Sie um eine kurze schriftliche Rückmeldung per E-Mail an Ihren zuständigen Lohnsachbearbeiter. Dieser wird Ihre Antwort an die intern zuständige Stelle weiterleiten. So können wir die weitere Zusammenarbeit und die Vorbereitung künftiger Betriebsprüfungen entsprechend berücksichtigen