Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen. Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.

Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)

Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Jasmin Muhmenthaler-Sturm, Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, Telefon: +49 9921 88 22 9000, E-Mail: lzdw.dsb@datenbeschuetzerin.de

Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

1. Kommunikation

Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen eine E-Mail, mit weiterführenden Informationen, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung. Dazu wird Ihre E-Mail-Adresse, der E-Mail-Inhalt und die Historie der Kommunikation erfasst. Die E-Mails werden extern bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur gehostet. Mit dem Hoster wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Des Weiteren können wir Sie telefonisch kontaktieren. Hierzu verwenden wir Ihre hinterlegte Telefon- und Mobilnummer.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahmen gestattet (Kundenverhältnis, Verträge mit Geschäftspartnern, Behörden, Mitarbeitern).

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist.

Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

2. Kontakt- und Adressverwaltung

Zur Verwaltung aller Kontaktinformationen von Geschäftspartnern und Kunden speichern wir die Kontakte in unserem IT-System (Dokuframe und SBS-Lohnverwaltung), in welchem: Name, ggf. Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer, Handynummer und E-Mail-Adresse gespeichert werden.

Die Datenerfassung beruht auf einem berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Kontaktinformationen der Mitarbeiter und Geschäftspartner organisiert zu verwalten.

Auf dieses System haben nur unsere Mitarbeiter Zugriff.

Ihre Kontaktdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus ein Jahr bei uns im System gespeichert.

3. Lohnbuchhaltung im Auftrag

Zur Abwicklung Ihres Auftrags für unsere verschiedenen Leistungen (Lohnbuchhaltung, Meldewesen, Ausstellung von Bescheinigungen, Auswertungen und Statistiken, Versorgungsbezüge, Prüfungsbegleitung, Jahreswechselprüfung, Anfrageservice) oder Ihrer Anfrage erfassen im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Ihre Daten speichern wir unseren Dokuframe (DMS) und SBS-Lohnverwaltung-Programm ab.

Für die Projektverwaltung nutzen wir Jira Workmanagement des Anbieters Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australien. Weitere Hinweise zum Datenschutz zu Atlassian finden Sie unter: https://www.atlassian.com/de/legal/privacy-policy. Mit Atlassian wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Für die Abwicklung Ihres Auftrags werden sämtliche steuerrechtliche bzw. sozialversicherungsrelevante Daten Ihrer Mitarbeiter erhoben und gespeichert. Folgende Datenkategorien werden von uns verarbeitet:

Name, Staatsangehörigkeit, Adressdaten, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, Ein- und Austrittsdatum, Lohn- und Gehaltsdaten, Renten- und Sozialversicherungsdaten, Bankverbindung, Zeitbuchungen, Urlaubs- und Krankheitstage, Informationen zum Behinderungsstatus, Vertragsstatus, Altersvorsorge (betrieblich/privat), Bausparverträge, Steuerdaten, Pfändungen.

Eine Weiterleitung erfolgt intern an die nötigen Abteilungen und bei Bedarf an externe Stellen (z.B. Krankenkasse, Steuerberater, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, private Versicherungsunternehmen der Mitarbeiter, Berufsgenossenschaft, Arbeitsamt, Zollbehörden) um Auftrag weiter bearbeiten zu können.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sofern kein Auftrag oder eine Geschäftsbeziehung zustande kommt, werden Ihre Daten nach 2 Jahren ohne aktiven Kontakt aus unserem System gelöscht.

4. Webservice aipama

Für die Bereitstellung und Archivierung der Lohnunterlagen sowie die Datenpflege wird ein Webservice zur Verfügung gestellt. Anbieter des Webservices ist die aipama GmbH & Co. KG, Ringstraße 2, 94234 Viechtach, vertreten durch persönlich haftende Gesellschafter: aipama Service GmbH Ringstr. 2, 94234 Viechtach. Weitere Informationen zum Datenschutz von aipama finden Sie unter: https://aipama.com/datenschutz/.

Die Freischaltung erfolgt explizit durch die aipama mittels Freischaltcode per Mail. Sie erhalten den Zugang zum Webservice mittels einer Einladung an Ihre Mail. Den Zugriff auf das Webportal erhalte Sie mit Ihrem Benutzernamen und Passwort. Beim Zugriff werden Ihre IP-Adresse und Logfiles gespeichert.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren hat der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse den Kunden einen einfachen Zugang zu den Unterlagen zu gewähren und die Datenpflege einfach zu gestalten.

Zugriff auf das Portal haben unsere internen Mitarbeiter. Des Weiteren kann im Support- und Wartungsfall die aipama ebenfalls Zugriff auf die Daten erhalten. Mit der aipama wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Im Prüfungsfall kann auch der externe Prüfer / Berater Einsicht auf die Daten erhalten.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

5. Vertragsverwaltung

Zur Organisation von Verträgen werden alle Verträge gescannt und elektronisch in unserem Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Es handelt sich um alle Verträge von Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern, verbundenen Unternehmen und ggf. weiteren. Die Verträge können personenbezogene Daten in Form von Kontaktinformationen und persönlichen Daten (Mitarbeiterdaten, finanzielle Informationen,….) zur Vertragsabwicklung enthalten.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Die Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

6. Kundenreferenzen auf der Homepage

Wir würden uns freuen, wenn wir Sie als zufriedenen Kunden auf unserer Homepage mit Ihrem Firmennamen und Logo nennen dürfen.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

Es wird darauf hingewiesen, dass Bilder im Internet von beliebigen Personen abgerufen werden können. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass solche Personen die Fotos weiterverwenden oder an andere Personen weitergeben.

Ihre Daten verbleiben bis zu Ihrem Widerruf auf unserer Homepage.

7. Lastschriftverfahren

Zur Vereinfachung der Begleichung von Rechnungsbeträgen können Sie uns mittels eines SEPA-Mandats erlauben, die Beträge abzubuchen. Hierzu benötigen wir Ihren Namen, den Betrag, Ihre Bankverbindungsdaten und Kundennummer bzw. Buchungsnummer.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.

Eine Weiterleitung der Daten erfolgt an unsere Hausbanken.

Die Abbuchung erfolgt automatisch und so lange, bis Sie dem SEPA-Mandat widersprechen. Die Buchungsbelege selbst unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und werden anschließend vernichtet.

8. Finanzbuchhaltung

Zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung haben wir in unserem IT-Systemen einen Prozess im Unternehmen abgebildet. Dabei kann es sein, dass im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern oder auf Rechnungsinformationen verarbeitet werden (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer).

Die Verarbeitung basiert auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Eine Weiterleitung erfolgt an unserem zuständigen Steuerberater.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

9. Mahnwesen

Im Falle von offenen Forderungen werden diese abgemahnt und bei Nichtbezahlung an Dienstleister (Anwalt, Inkassobüro) übermittelt. Dazu werden: Name, Adresse und die Höhe der offenen Forderung benötigt.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weiterleitung erfolgt an den Dienstleister (Anwalt).

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

10. Papier-Aktenentsorgung / Datenträgerentsorgung

Es wird die Vernichtung von nicht mehr erforderlichen Papierdokumenten und Datenträgern, auf denen sich personenbezogene Daten befinden, durchgeführt. Damit werden die Löschfristen nach der Aufbewahrungsfrist eingehalten.

Es können sich sämtliche Daten aus dem Kundenverhältnis auf den Dokumenten und Papierträgern befinden.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.

Die Datenweitergabe erfolgt an den zertifizierten Entsorger, den der Verantwortliche mit der Vernichtung und Entsorgung beauftragt. Mit dem Entsorger wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Die Daten werden nicht gespeichert.

11. Datenschutzmanagement

Sie können den externen Datenschutzbeauftragen jederzeit per E-Mail an lzdw.dsb@datenbeschutzerin.de oder telefonisch unter +49 9921 88 22 9000 (Jasmin Muhmenthaler-Sturm) kontaktieren.

Dabei wird Ihr Name, Grund der Anfrage, Sachverhalt, evtl. im System hinterlegte Daten des Betroffenen erhoben und gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahme gestattet (Dienstleistungsvertrag, Arbeitsvertrag).

Eine Weitergabe der Informationen erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung.

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie für den Zweck benötigt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben dabei unberührt.