Willkommen!
Herzlichen Glückwunsch zum Upgrade auf die Standard‑Version von aipama!
Mit dieser Version stehen Ihnen mehrere neue Funktionen sowie verbesserte Arbeitsabläufe zur Verfügung. Diese Hilfe‑Seite führt Sie durch die wichtigsten Neuerungen und zeigt, wie Sie diese effizient nutzen.
Was ist neu in der Standard‑Version?
Im Vergleich zur Basic‑Version haben Sie nun Zugang zu erweiterten Funktionen:
- Erweiterte Funktionen der digitalen Personalakte (inkl. unbegrenzter Docs und 10 MB Speicherplatz)
- Einfügen eigener Mitarbeiterdateien
- Einfügen und Verschlagworten individueller Mitarbeiterfeatures und -daten
- Verschlagworten von Mitarbeiterdokumenten
- Rundschreiben-Funktion: Verteilung von Dokumenten an alle Mitarbeiter
- Anzeige zusätzlicher relevanter Dateien (z.B. Arbeitsverträge) in der Abrechnungskontrolle
- Vorgänge und Dateien werden automatisch dem MA zugewiesen und in seiner Akte abgelegt
Erste Schritte nach dem Upgrade
- Anmeldung: Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Nutzerkonto an.
- Prüfung der Nutzerrollen und Zugriffsrechte: Überprüfen Sie, ob zusätzliche Nutzerrollen oder spezielle Zugriffsrechte benötigt werden. Mögliche Rollen sind „Admin“, „Lohnbuchhaltung“, „Steuerberater“, „Finanzbuchhaltung“, „Vorgangserfasser“, „Sammelerfasser“ und „Zeiterfasser“. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, um die optimale Nutzung der Funktionen zu gewährleisten.
- Neue Funktionen entdecken: Im Menü sind nun zusätzliche Einträge sichtbar sein – z. B. „Rundschreiben“ im Bereich Dateiarchiv, „Individuelle Daten“ im Bereich Mitarbeiter, „Dateien der Personalakte“ im Bereich Abrechnungskontrolle, …
Anwendungsbeispiele der neuen Funktionen
Personalakte erweitern:
- Gehen Sie zu Mitarbeiter und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus
- Laden Sie neue Dokumente hoch (z. B. Mitarbeitenden‑Verträge, Abmahnungen, Zusatzkarten).
- Nutzen Sie die Verschlagwortung, um Dokumente schneller zu finden („Abmahnung“, „Vertrag 2025“, „Weiterbildung“).
- In der Abrechnungskontrolle werden nun diese Dokumente sichtbar.
- Sobald Sie im Bereich „Lohnabrechnung vorbereiten“ ein Dokument hochladen, können Sie direkt ein Häkchen bei „In Personalakte übernehmen“ setzen und das Dokument ist automatisch beim Mitarbeiter in seiner Personalakte hinterlegt
Rundschreiben erstellen
- Wechseln Sie zum Dateiarchiv.
- Klicken Sie auf „Rundschreiben“, laden Sie das Rundschreiben als Datei hoch und klicken auf „Weiter“
- Wählen Sie Mitarbeiter aus, klicken auf „Weiter“, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Rundschreiben versenden“
Abrechnungskontrolle mit Dokumentenanzeige
- Vor dem Lohnlauf wechseln Sie zu Abrechnungskontrolle.
- Prüfen Sie für jeden Mitarbeitenden nicht nur die Stunden‑ und Entgeltdaten, sondern nun auch, ob relevante Dokumente vorhanden sind (z. B. Vertrag, Qualifikationsnachweis).